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web社内報って一体何

2022年04月07日

おさらい! web社内報のメリットやデメリット、注意点!

web社内報の導入がメジャーになってしばらく経ちました。

これまで、検討している担当者の方は多くおられるでしょう。

今もまだ検討している方も多いのでは?

とはいえ、

「あえてweb社内報を選ぶ必要ってあるのかな?」

という疑問を抱えている方も多いと思います。

これまでも当社のブログなどで、

紙か?ウェブか? 社内報の媒体の性質については語ってきていますが、

この記事では改めて、2022年度版として、web社内報のメリットやデメリット、注意点について詳しく解説していきます。

 

 

web社内報とは?

web社内報というのは、オンライン上で発行する社内報のことです。

これまでは、紙媒体で発行する社内報が一般的でしたら、デジタル化やIT化が進んでいる昨今においては、web社内報も人気を集めています。

 

 

web社内報を導入するメリットは?

では、そんなweb社内報を導入するメリットについて詳しく見ていきましょう。

 

情報量に制限がない

紙媒体で社内報を発行する場合、どうしても記載できる情報量に限りが出てきます。

しかし、web社内報の場合はデジタルデータとなりますので、情報量の制限がなくなります。

紙媒体にするとかなり分厚くなってしまうような情報量だったとしても、web社内報であれば気軽に発信することができるのです

 

気軽に発行できる

web社内報は気軽に発行できるというメリットも併せ持っています。

紙媒体の社内報の場合、短期間で発行してしまうとコストもかかってしまうため、基本的には、

・季刊

・月間

・隔月間

などで発行するのが一般的です。

 

ただ、web社内報の場合はコストもほとんどかかりませんし、手間も削減できますので、

・週刊

・日刊

・随時更新

など、頻繁に発行することも可能となっています。

 

動画も配信できる

web社内報を活用することによって、動画で情報を発信できるようになります。

動画の場合、視聴者の視覚や聴覚にアプローチできるようになりますので、社員の興味や関心を引き出しやすくなるのです。

 

 

web社内報を導入するデメリットは?

では次に、web社内報を導入するデメリットについて詳しく見ていきましょう。

 

閲覧率が下がる可能性もある

web社内報を活用すると、逆に閲覧率が下がる可能性もあります。

というのも、web社内報を視聴するためには、専用のサイトやサービスにログインをする必要があり、社員から面倒くさいと思われてしまいます。

 

また、web社内報を閲覧するためには、スマホやタブレットを活用する必要があるのですが、社員がダイレクトにweb社内報にアクセスしてくれるとは限りません。

場合によっては、その他のコンテンツに目移りしてしまうケースもあり、web社内報を一切読んでくれなくなってしまうこともあるのです。

 

さらに、社内での閲覧は実はかなりハードルが上がります。業務時間中に見ていれば「遊んでいる」とみられ、かといって、わずかな昼休みに見る人も限られます。残業してまで見るようなものでもなく、閲覧時間が短くなることは間違いないでしょう。

 

一人一端末、が前提であればいいでしょうが、メーカーの工場や作業員の多い建築系などでは、さらに閲覧時間は少なくなる傾向があります。

 

導入コストがかかる

web社内報はコストがかからないと解説しましたが、社内報専用のサービスを使う場合や、自社専用のサービスを開発する場合は、当然コストがかかります。

web社内報を発信するためのシステムを開発する場合、紙媒体で社内報を作成するよりも大幅にコストがかかることもありますので注意が必要です。

 

既存サービスを活用する場合、毎月高額な費用が掛かってしまうこともあり、財務状況を圧迫してしまう可能性もあるのです。

 

サイボウズなどのシステムに、利用できる機能などがある場合もありますが、これはあくまでシステムに合わせたものになってしまいます。明確な目的やほしい機能などがある場合は、適切ではありません。

 

社員家族などへの情報発信ができない

紙媒体の社内報を作成することによって、社員だけではなく、社員の家族にも見てもらえる可能性が高くなります。

社員の家族に社内報を見てもらうことができれば、仕事への理解を得られる可能性が高まり、モチベーションの向上に繋がるでしょう。

web社内報の場合は、本人しか見ることができませんので、家族に会社の情報などを伝えられなくなってしまいます。

 

また、紙媒体で社内報を作成していれば、学生への配布も可能になりますので、採用活動の効率化にも繋がります。

web社内報の場合、学生がアクセスできなくなってしまうため、

・企業理念

・社内の雰囲気

などを伝えにくくなってしまうのです。

 

 

web社内報を発行する際の注意点

web社内報にもたくさんのメリットがあり、導入している企業も多いです。

ただ、web社内報を作成する場合は、

・スクロールされない

・頭に入らない

・読まれない

ということを念頭に置いた上で、紙媒体よりも慎重に作成していくことが大切になってきます。

 

これらを意識できていない場合、どれだけ時間をかけて社内報を作成したとしても読まれなくなる可能性が高いです。

そうなってしまえば、web社内報を導入するためにかけたコストや人的リソースが無駄になってしまいます。

 

社内報の発行が初めての場合や、社内報の質を徹底的に上げていきたいと考えている場合は、紙媒体で発行していく方が良いでしょう。

 

 

まとめ

●これだけIT化している時代に、「紙」なんて資源の無駄

●ペーパーレスの時代に、紙社内報は逆行している

という理由だけでweb社内報を選択するのは早計です。

 

事実、パナソニックさんなどの大企業などでも、一度は紙媒体を停止しウェブに移行したものの、発行目的の達成に疑問視をつけ、紙社内報を再スタートさせるなど、企業との相性によって選択するべきものなのです。

 

web社内報を導入することによって、気軽に社内報を発行できるようになりますし、動画で情報を発信することも可能になります。

ただし、くれぐれも

web社内報=読まれやすい  

というわけではないことは頭に入れてください。

 

場合によっては紙媒体の社内報よりも閲覧率が下がるケースもありますので、メリットやデメリットをしっかりと理解したうえで、導入判断をしていきましょう。

・社内報を発行したことがない企業

・質の高い社内報を作成したいと考えている企業

は、ひとまず紙媒体で作成してみると良いでしょう。

あるいは、自作でテンプレートなどを利用して、経費をかけずに作ってみてもいいかもしれません。

 

発行目的、発行して得たい従業員のアクションなど、明確な意図があり、それを実現するには、媒体選びの最適解があります。

この記事がその参考になれば、幸いです!

読んでいただき、ありがとうございました!

 

 

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けんたろうおおしろ

けんたろうおおしろ

沖縄生まれのライター兼編集者。新宿三丁目を庭として、時にはシェイカーまで振っている。
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