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スタッフの提言

【社内報コンペ】制作会社が参加したくなる取り組みやすい仕様書考察

2021年01月13日

【創刊orリニューアル】 社内報の制作会社のコンペを効果的に行う

 

社内報や広報誌など、新しいメディアを創刊する、あるいはリニューアルする

という時に、業者変更は必要なのか? それをどこに依頼するのか? というのは大事な問題です

プロジェクトを進行する時、新しい分野での外注が発生する時はすべてそうですが

制作会社の仕事の質、実行力、考え方(理念)、予算、パワーなどなど

いろいろな問題を複合的に判断しなければなりません

ただ現実問題、社内報や広報誌といった専門的な作業が発生する媒体の制作に関する十分な経験が

上長含めた担当者にあるかといったら、おそらくないケースも多いでしょう

効率的で、自分たちの目的をしっかり達成するやり方がわからない・・・

これは、リアルな問題かと思います

 

そんな時に、出入りの制作業者や印刷会社にこの件を相談すると

業者からしてみれば、コンペなしの受注を目指して張り切って提案してくることになります

まあ、その提案の質が高く、予算も納得でき、質・パワーなどに問題なければ継続発注でもOKですが

誌面の質的にベストなのか? といえば、それを確認する手段はありません

野球のFA選手ではないですが、「他社のやり方、提案も聞いてみたい」は

良いものをつくっていくうえで、必要な過程です

私たちもお付き合いの長いお客様が、こういう考えをもって他社に相談することは

むしろ推奨しています

 

で、結局のところ

制作会社の実力、質、コストパフォーマンス、考え方、自社に割いてくれるパワーを見るには

一定条件での比較がベストです

つまりコンペしかありません

しかし、

・コンペをどう実行すればいいのか?

・どういう仕様書にすればいいのか?

・何社くらい呼べばいいのか?

・どこに声をかければいいのか?

この手の問題一つひとつが、発注側からするとけっこう難題かと思います

そして当然受注側からしても、この要件定義があいまいだと、参加するにも結構困ります

でも問題は実はシンプルなんですよね

正しい評価を下したい発注側と、しっかり実力を見せたい業者側があるだけです

だからウィンウィン関係維持のために、

ここに制作業者が参加しやすいコンペの要件定義の話を書きたいと思います

 

制作会社は自社の強みで勝負をしたい

 

社内報を発注しうる会社というのは、結構種類があります

(※発注業者の種類、有り様に関してはコチラを参考にしてください)

蓄積されたノウハウ、人材の優秀さ、実績、コストパフォーマンス、フレキシビリティ、業界知識などなど

その要件定義で、これならうちは得意分野で勝負になりそうだ! と判断すれば本気の提案をしてきます

この業者からの本気の提案を引っ張り出すのがよい要件定義となるわけです

 

そこで、まず発注者が評価として考えなければならないのは以下の点かと思います

 

●企画力

・発行目的の実現につながりそうな企画提案力があるかどうか?

●制作力

・制作側のマンパワーを考慮し、円滑な制作を実現するノウハウ、計画、パワーがあるか?

・デザイン、記事制作などに求めるものを実現するクリエイティビティがあるかどうか?

●コスト力

・提示してくる見積りが、適正な予算であるかどうか?

 

このほかにも、実績、会社規模、歴史など、評価対象とする(しなければならない)会社はありますが

まずは、上記項目をしっかり見抜くことが肝要です

 

ではそのために業者に何を伝えればいいのか?

 

ズバリ申し上げます

企画力と制作力は、制作見本を提出させることで、すべてがわかります!

 

企画に含まれる意図はレイアウトとセットであり、その提案の中には

制作会社の社内報に関する考え方や、読まれるテクニック、意図を汲んだ企画力などがすべて含まれます

なので、シンプルに

制作コンペでは、発行目的を実現するための企画案、及び見本の提出を要求してください

ただこれだけでは自由度が高すぎて、逆に選定に困るということも生じてきます

業者のほうも、自由すぎて困ることもあります

なので、ワンテーマを与えてください

これは、自社の解決した課題をそのままぶつけてもいいですし、数号先に企画予定のテーマでもなんでもいいです

トリッキーなものでもいいですし、王道でもかまいません

・新人紹介記事

・社長対談

・中計解説

・部署紹介

・企業理念解説

なんでもいいです。

これらのテーマを与えて、4P~6P程度で、誌面提案を依頼してみてください

これらに付随して。

レイアウト力を見るために、

表紙や裏表紙などの追加もよいかと思います

ただし、現状のコンペはほとんど制作会社の持ち出しとなる故、ほどほどに

ごくまれに、12P分すべてを見本提出要求などといった案件がありますが

これでは逆に、実力ある制作会社が逃げ出します

(コスト的に逃げ出すのではなく、いい加減な依頼をする会社とは仕事をしたくないためです)

 

その際に制作体制の提出もお忘れなく

 

上記の提案を提出した際に、この制作力をもって案件に立ち向かえるのか

その具体的な説明(なぜこのスタッフでこの誌面が制作できるのか)がない場合は

正直疑ってかかったほうがいいです

実際にコンペ専門部隊と、制作チームの実力差があるのはよくある話です

リニューアル案件でよく伺うのは、コンペの時、聞いていた話と違うという内容ばかりです

制作会社のスタッフに、当たり外れがあるのは残念ながら事実です(実力云々もそうですが、相性の問題もありますね)

 

コストをどう見るか?

 

制作見本が並べられて、制作体制に説得力があるかも見えた・・・

順位はここである程度きまってくると思われます

この時、見積りに問題がなければ、一位の業者にすんなり決まるでしょうが

2位の会社とかなり差があるなんて場合は、かなり迷ってしまうことでしょう

こうなるのを避けるために、予算上限は明示しておくことをお勧めいたします

この設定がないと制作会社は、なるべく安い見積りを出すことを目指します

参考ブログ、デザイナーの予算について

スタッフ、フリーランスの実力者の起用の有無などで、最善ではない策をとりがちです

多い少ないではなく、予算が決定しているのであれば、結果としてコスパにも優れた提案となるはずです

 

制作会社が参加しやすくなるコンペ まとめ

 

・発行目的を明確に示し、そのうえで、多少絞ったテーマを与えて制作見本(4p-6P)の提案を求める

・踏まえて表紙、企画ページの制作見本提案を求めてもよい(ほどほどに)

・制作体制の明確な提示を求める

・制作予算上限があれば明示する

 

この条件であれば、制作会社の不安は払しょくされ、かなり前向きに参加を選択することでしょう

新型コロナウイルス感染症の流行で、リアルな向かい合ってのコンペ開催も難しくなってしまっていますが

この条件であれば、資料送付のうえで、参加者を一人に絞る、あるいはズーム等で行っても

伝わる提案を作りやすいのではないでしょうか?

 

在宅ワークが進み、多様化の世の中になり

社内報の価値は、今後さらに重要になってくることでしょう

だからこそ、パートナーとして信頼できる制作会社との出会いは大事です

本記事がそのお役にたてたらうれしいです

 

読んでいただき、ありがとうございました

 

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けん

編集者から社内報制作プランナーへ。そして人々が幸せに働く組織変革を行う会社起業。バラバラの人生がすべてつながり、得がたい人脈を得て、今株式会社コミュニケーションズ・インを経営しています。人生は一度、最高の挑戦にワクワクしながら仕事をしています!